Новый стандарт деловых поездок: чего ожидать

Когда большинство из нас даже не думает о поездке в офис, поездка в командировку кажется такой же далекой, как полет на Марс. Из-за недавней пандемии деловые поездки прекратились. Мы перенесли важные встречи с клиентами в Skype или Zoom, позволили нашим паспортам пылиться и научились общаться с коллегами по всему миру, не прыгая в самолет. Но разве это начало новой нормы для деловых поездок?

Мы точно знаем, что после трудного 2020 года ведущие бизнес-лидеры с оптимизмом смотрят на то, что этот год будет годом инноваций, обновления и восстановления. Хотя 2021 год вряд ли будет напоминать какой-либо недавний год в истории, его можно вспомнить как год, когда жизнь медленно начала возвращаться в нормальное русло после одной из худших пандемий современности. В этом году мировое сообщество продолжит видеть значительные изменения почти во всех секторах. Хотя ни у кого нет ответов на все вопросы или хрустального шара, вот чего вам следует ожидать:

Мы стали свидетелями множества изменений в способах передвижения, особенно в процессе бронирования, за относительно короткий период, включая внедрение цифровых платформ и технологий. Как вы хорошо знаете, индустрия путешествий постоянно меняется. Как раз, когда мы думали, что станет постоянным состоянием, что-то новое не за горами.

Такая скорость изменений похожа на сохранение мира, и мы также увидим некоторые изменения в фокусе. Деловые люди ожидают, что такая скорость изменений будет продолжаться, но она будет проявляться по-разному. Например, мы видели много, недавнее внимание уделяется ИИ и опыту путешественников и пока это созреет, другие менее развитые области получат новый фокус.

С другой стороны, технологии сделают путешествие безупречным. По мере того, как платформы для путешествий развиваются и все больше переходят в сферу современных вычислений, мы должны ожидать более интегрированного сквозного опыта путешествий. 

Эксперты по путешествиям осмеливаются представить время, когда технологии будут лучше управлять переходами в маршрутах путешествий на основе факторов, не зависящих от путешественников, и все это без стресса.

Например, задержка, вызванная погодными условиями, может автоматически обновить информацию о вашем рейсе, перебронировать следующий доступный рейс и предоставить вам бесплатный пропуск в залы ожидания в вашем аэропорту из-за задержки прибытия, все это автоматически передается вам, не задумываясь. Это то, что мы, вероятно, получим, и это лишь вопрос времени, когда мы этого добьемся.

Прощай, старый пакет квитанций на молнии для сверки расходов, теперь ожидается, что процесс виртуальных платежей упростит весь процесс командировочных расходов. Например, ваша компания предоплачивает ваш рейс, предварительно выделенная виртуальная карта, доступная для средств, выделенных для сотрудников, в зависимости от продолжительности поездки, местоположения, например, в Праге, могут потребоваться более высокие суточные, чем в Лиссабоне, а цифровой платеж, доступный через Google Play или Apple, находится уже на вашем мобильном телефоне в течение короткого времени.

Индивидуальные варианты полета позволят бизнес-путешественникам бронировать варианты в зависимости от их потребностей. Нужна только однодневная поездка? Платите только за WI-FI и место на борту? Планируете более длительное международное путешествие? Не забудьте взять с собой сумку и еду.

Деловые путешественники также получат упрощенный способ поделиться платежами со своей компанией. Компания может оплатить свою долю в соответствии с их политикой путешествий, например, премиум-эконом-классом, а пассажир может выбрать обновление до чего-то лучшего за свой счет, будь то погашение баллов для часто летающих пассажиров или личной кредитной карты. Все это возможно в рамках одной операции и доступно в течение всего жизненного цикла поездки. Тем не менее, бизнес-путешественник может выбрать его заранее, когда билет забронирован за месяц до полета, или за день до полета решить, когда он слишком устал и хочет лечь отдохнуть.

Если в этот период «выжидания» вы оказались неподготовленными, вот несколько вещей, которые вы можете сделать, чтобы подготовиться к предстоящим непредвиденным изменениям.

1. Просмотрите существующие политики в отношении поездок: вы можете начать с изучения того, что у вас есть, чтобы определить любые изменения, касающиеся международных разрешений, общих разрешений на поездки и любого бронирования, которое происходит за пределами вашей системы. Обдумайте ограничения на поездки в определенные места или дополнительные уровни, или этапы утверждения, чтобы убедиться, что поездка необходима, а также уровень риска региона, в котором вы летите.

2. Упростите свой процесс. По мере того, как предприятия сокращают бюджеты, становится еще более важным, чем когда-либо, анализировать свою операционную эффективность и находить решения для оптимизации процесса командировок. Как вы можете повысить продуктивность своих сотрудников и получить больше информации о затратах? Если вы добавите к этому свой бизнес-автомобиль, автострахование покрывает непредвиденные дорожные расходы Хотя никто точно не знает, что будет дальше, ваша компания будет готова к любым новым нормам деловых поездок, если вы потратите время на переоценку своей политики, соглашений, процедур и, что наиболее важно, вашего плана, обеспечение безопасности вас и ваших путешественников выглядит в постпандемическом мире.

3. Обеспечьте возврат денег за поездку: убедитесь, что вы просматриваете все билеты или поездки, которые не забронированы на два или три месяца вперед. Узнайте, какие поездки сейчас отменены, чтобы вы могли получить кредит или возмещение. Кроме того, подумайте о следующих поездках, которые все еще рассматриваются в случае отмены рейса или поездки.

4. Обновите профили командировок: проверьте ваш полный профиль путешествия и текущие контактные данные всех ваших путешественников, а также план связи с ними на случай, если они отправятся в регион, в котором произошла внезапная вспышка или другие небезопасные условия.

5. Пересмотрите свои соглашения с поставщиками: посмотрите на скидки, зависящие от объема, которые вы согласовали с вашими отелями и компаниями авиаперевозок, и определите, что необходимо пересмотреть. Если в отеле рядом с вашей штаб-квартирой возникнет вспышка или если авиакомпания исключает часто используемые маршруты, узнайте, как они решат эту проблему.