Как компаниям подойти к будущему корпоративных путешествий?

Глобальное путешествие было остановлено из-за COVID-19. Корпоративные поездки пострадали больше всего, и их восстановление происходило гораздо медленнее, чем в личных поездках. Даже тогда первые месяцы 2021 года показали признаки облегчения для туристических агентств по всей территории планеты. Этому способствовало успешное внедрение вакцин и недавно обновленные руководящие принципы Центра по контролю и профилактике заболеваний, в которых говорилось, что путешествия безопасны для вакцинированных людей.

В эти переменчивые времена компаниям часто остается вопрос: как они могут подойти к будущему корпоративных путешествий?

В этой статье рассказывается обо всем, что нужно знать бизнес-лидерам, чтобы спланировать и перезагрузить свой корпоративный туристический сектор на 2022 год. Давайте углубимся!

Несколько простых советов для начала:

Бизнес-лидеры и руководители должны понимать, как повысить уверенность и безопасность сотрудников во время корпоративных поездок. Составление эффективных планов, которые помогут им достичь этого перехода, может оказаться огромной ступенькой.

Такой план должен включать всех участников экосистемы, от поставщиков (сети отелей, авиакомпании, службы такси аренды и компании по совместному использованию поездок) до посредников в сфере путешествий (агентства, OTA и планировщики).

Компаниям необходимо пересмотреть политику возмещения командировочных расходов, чтобы обеспечить бесперебойную систему отчетности, которая делает управление расходами сотрудников проще.

Отсутствие использования данных для улучшения процесса принятия решений делает планирование будущего похожим на бросание камня в затененное поле. Вместо этого организациям необходимо инвестировать в свои возможности для выявления и использования закономерностей и тенденций в деловых поездках.

Онлайн-туристические агентства могут выступать в качестве потенциальных новых источников данных, поскольку они имеют уникальное положение для доступа к таким агрегированным данным. Например, при бронировании авиабилета для путешествия агентство может сообщить, сколько других пассажиров в том же секторе летают или зарезервировали места на том же рейсе.

Кроме того, если вас в первую очередь беспокоят колебания стоимости и наличия билетов, ваше туристическое агентство может предоставить вам информацию о том, какие рейсы обычно выполняются по расписанию, таким образом, помогая вам иметь больший контроль над своими решениями. Он также может помочь вам заключить сделки с часто посещаемыми сетями отелей и авиакомпаний, чтобы оптимизировать расходы.

Имейте подробные планы и механизмы восстановления для множества сценариев. Например, если есть внезапный всплеск спроса, вы можете в конечном итоге обнаружить, что у вас нет времени сидеть сложа руки и планировать, вам нужно действовать.

Помня об этом, при планировании будущих деловых поездок примите во внимание следующие четыре соображения:

Во-первых, определите объем деловых поездок, требуемых вашей компании. Если ваши сотрудники собираются поехать за границу, ознакомьтесь с действующими правилами и положениями, касающимися деловых поездок в эти страны. 

Во-вторых, чтобы гарантировать, что даже когда тарифы авиакомпаний проходят множество итераций, другие точки данных, такие как опросы клиентов, данные OTA, отраслевые тенденции и ценообразование в реальном времени от Global Distribution Systems, остаются в пределах и вокруг того, что было первоначально запланировано.

В-третьих, политика вашей компании в отношении поездок и расходов: каковы ваши новые ограничения на поездки? Должны ли сотрудники по-прежнему хранить квитанции для получения возмещения физически, или вы автоматизируете процесс, используя расходное программное обеспечение? Каковы ваши правила использования общественного транспорта? Каковы различия в видах деятельности, в которых могут участвовать невакцинированные, частично вакцинированные и полностью вакцинированные сотрудники?

В-четвертых, вся важная информация, необходимая сотруднику во время поездки: соответствующие веб-сайты, номера справочной службы и другие контакты для экстренных ситуаций.

Работодатели и туристические агентства должны тесно сотрудничать, чтобы преодолеть разрыв, находя новые способы обеспечить путешественникам чувство безопасности и душевного спокойствия во время деловых поездок. Всегда следите за тем, чтобы путешественник мог принимать решения, влияющие на его комфорт и психологическое благополучие.

Простыми примерами здесь могут быть авиакомпании, улучшающие регистрацию на рейс, позволяя сотрудникам выбирать места по своему усмотрению или предварительно заказывая бортовое питание. Отели, в свою очередь, могут позволить гостям решать, в какое время им потребуется питание и уборка.

Путешествие навсегда изменилось: количество масок, которые нужно носить, пограничные правила, процедуры посадки, требования к вакцинации, потребности в гигиене и многое другое. Поэтому для компаний становится критически важным всегда держать себя и своих сотрудников в курсе. Легким началом для этого было бы наличие открытого и активного канала от этапов планирования поездки до ее завершения. Это может быть что-то простое, например, переписка по электронной почте между участниками, или это может быть виртуальная встреча всех участников с платформой для вебинаров.

В любом случае, вы должны быть уверены, что все члены путешествующей команды знают, чего ожидать. Проактивное информирование ваших сотрудников обо всех видах изменений, будь то общеорганизационные политики или детальные модификации, помогают предотвратить любую путаницу в умах сотрудников, когда они выполняют свои задачи. Это также помогает им сохранять уверенность во время деловых поездок. 

Корпоративные поездки снова набирают обороты, это означает, что некоторым сотрудникам придется приспосабливаться к ним, потому что их работа требует этого.

Поскольку непредсказуемость становится новой нормой, становится неизбежным, что пока обязанности выполняются безупречно (с использованием соответствующего программного обеспечения для путешествий), отчет о расходах, корпоративные поездки можно с легкостью взять с собой в первую очередь.