Проще говоря, программное обеспечение для управления поездками используется для бронирования и управления организацией поездок в интернете для деловых целей, а также для отслеживания и составления отчетов о предыдущих поездках. Такие инструменты позволяют компаниям применять и отслеживать свои политики в отношении поездок и консолидировать счета-фактуры на поездки для целей отчетности и расходов. Организации используют это программное обеспечение для упрощения принятия решений о покупке, централизации учета командировочных расходов сотрудников и контроля корпоративных командировочных бюджетов.
Программное обеспечение для управления поездками бывает разных типов, а именно:
Предприятия - это программное обеспечение часто включается в различные бизнес-инструменты или предоставляется как отдельный продукт, который можно интегрировать с различными инструментами управления командировками, такими как программы для управления затратами. Программы для управления корпоративными поездками иногда можно сравнить с модернизированными версиями онлайн-туристических агентств.
Малый и средний бизнес - программы для управления поездками для малого и среднего бизнеса более удобно для пользователя и связано с потребительским мобильным приложением, особенно на стороне бронирования. Подобно традиционным корпоративным вариантам, они, как правило, интегрируются с другими формами корпоративных инструментов, такими как программное обеспечение для отслеживания пробега и программное обеспечение для управления расходами.
Заманчивые особенности
Некоторые из заманчивых особенностей идеального программного обеспечения для управления поездками включают в себя:
- Интерактивный интерфейс бронирования каждый сотрудник может получить лучшую цену и инвентарь в удобном в использовании интерфейсе. От имени коллеги они могут забронировать поездку или для себя, что влечет за собой предпочтения в поездках, программы лояльности, способы оплаты, сохраненные сведения о поездках и т.д.
- Фильтры руководящих принципов компании - это позволит компаниям контролировать выбор поездок, доступных через фильтрацию указанных цен, которые соответствуют руководящим принципам их компании. Это позволяет командам соблюдать нормативные требования и не выходить за рамки бюджета.
- Планирование и координация календаря. Планирование и координация календаря являются жизненно важными функциями, поскольку они позволяют другим членам команды при необходимости планировать свои поездки. Это дает менеджерам возможность отслеживать местонахождение своих сотрудников и планировать звонки и встречи в соответствии с графиками поездок.
- Отслеживание, отправка и учет расходов. Большинство платформ для управления командировками обладают функцией, позволяющей туристическим сотрудникам импортировать и отправлять квитанции о возмещении в цифровом виде. Это позволяет им отслеживать ход подачи заявок, чтобы они знали, когда им будут возмещены расходы.
- Отчетность. Самое приятное, что сотрудники могут создавать и отправлять отчеты о расходах с помощью программного обеспечения, а также просматривать прошлые расходы и отчеты. Менеджеры используют эту функцию для отслеживания бюджета командировок своей команды, а также для прогнозирования будущих расходов.
Преимущества
Программное обеспечение для управления поездками в изобилии получило огромное признание благодаря множеству преимуществ, которые оно предлагает, а именно:
- Комплексный интерфейс бронирования с интерактивным взаимодействием. С помощью этого программного обеспечения сотрудники могут искать, сравнивать и бронировать поездки напрямую через интерфейс либо для другого сотрудника в компании, либо для себя. Этот интерфейс может помочь в сохранении способов оплаты предпочтений путешественников и программ лояльности в одном месте.
- Автоматизация соблюдения нормативных требований - возможность интеграции корпоративных политик в отношении командировок в программное обеспечение для управления командировками напрямую сокращает командировочные расходы, помогая командам выполнять задачи по бюджету и расходам. Такая политика помогает прояснить формы расходов, которые могут требовать сотрудники, отказывать в возмещении путешественникам по претензиям, которые не соответствуют требованиям, и позволяет менеджерам по путешествиям обеспечивать, чтобы их команда оптимизировала свой бюджет и оставалась в рамках руководящих принципов политики компании. Автоматизация соблюдения политики компании также гарантирует, что никакие мошеннические расходы не будут отправлены и одобрены случайно.
- Внедрить инструмент управления расходами - этот инструмент помогает менеджерам, а также бухгалтериям классифицировать расходы, что позволяет точно оптимизировать и организовать отслеживание командировочных расходов. Такие инструменты помогают управлять рабочим процессом утверждения командировочных расходов для обработки и возмещения, а также анализировать транзакции с огромными расходами, которые можно использовать для создания бюджетов и прогнозирования будущих расходов.
- Расширение возможностей отчетности. Инструмент отчетности помогает улучшить решения, основанные на данных, и сделать управление поездками более эффективным в целом. Такие инструменты помогают быстрее выявлять бронирования или несоответствующие расходы, а также рекомендуют действия, которые можно предпринять для улучшения будущих результатов. Отчетность также помогает эффективно управлять программами путешествий, определяя способы экономии денег и отслеживая путешественников.
Благодаря многочисленным привлекательным функциям и различным преимуществам программное обеспечение для управления поездками широко используется менеджерами, бухгалтерией, консультантами и отделами продаж.
